2014年10月23日12點播出
分享主題:壽險人員如何透過雲端工具創造長紅業績
第二段：用專案概念運用Google日曆
主持人：葉淑芬
來賓：許嘉泰
來賓：Ricky
主持人：我是葉淑芬，實在有利的單元，我們今天請到兩位貴賓，一位是保險雲世代的資訊長，他也是推廣講師彭啟賢Ricky，另外一位是各大熱門學校爭相邀約的許嘉泰，專業講師囉!可以這樣稱呼
來賓許嘉泰：不敢不敢
主持人：我們今天藉由嘉泰來教我們一些可能我們保險業務員，或者是你是一個非常忙碌的，很可能是行銷企劃，很可能其實像我們經常要敲通告的，我們也很適合或者是宣傳們
來賓許嘉泰：沒錯
主持人：或者你是很忙的，比如說是選民服務的，立委、議員你的行程絕對很滿，你現在還在用筆記嗎?應該不會吧!我們今天一定要學這一個，請嘉泰來教我們大家
來賓許嘉泰：OK!那在這個開始之前，我想跟各位分享就是說壽險人員可能會有些來抗議，就是說嘉泰你講的都對，我也希望我的活動量是滿滿的，可是有的時候我常常在營業處，就當這個歌王跟歌后
主持人：什麼意思?
來賓Ricky：什麼是歌王歌后
來賓許嘉泰：對啊!大家說是你唱歌唱得很好嗎?去星光大道嗎?不是，講的是說我們會被放鴿子
主持人：是這樣喔!
來賓許嘉泰：是啊!因為對於客戶來講，其實我們常常講說我們把客戶當成唯一，我把我們的時間留給他，可是呢客戶可能只把我們打1%或者是千分之一，就是他最後沒事才想到說好像我有個約，好吧!既然沒事那打發時間，所以呢我們常常遇到就是說我們沒有辦法去決定，雖然我們可能在拜訪前我們都會再電話跟客戶確認
來賓許嘉泰：但是有的時候可能客戶臨時告訴你我有事情，搞不好他只是要回家看球賽休息一下，他也告訴你有事情，遇到這個狀況的話我們怎麼去，就是將我們原本的這個活動量去把它填補呢?這是一個很大的學問，那其實呢我們才在想說你想要參與的是客戶有些重大的過程，比方說生、老、病、死、殘，聽起來我們可能可以參與到的，你可能比較會想要參與是客戶
主持人：生嘛!
來賓許嘉泰：生，對
主持人：他生小孩了，一定要去
來賓許嘉泰：很開心嘛!
主持人：恭喜一下
來賓許嘉泰：對，其他的好像那個時間
主持人：可是探病一定要去啦!
來賓許嘉泰：對，那個是關懷一定要
主持人：結婚也遇得到啦!
來賓許嘉泰：沒錯，淑芬姐已經把我的梗講掉了，沒有，就是我們剛剛講的，其實就是說這個是比較重大的事情，這是對我們來講，我們要聊保險的時候當然是如果是比較輕鬆的時間，就像剛剛提的可能是小至這個生日，生日也是一個很好見面的理由，我送個小禮物我請你吃個飯，或者是大至這個所謂結婚生子，還有五子登科的時候都很好，那像以前我們在做的時候，我們會有一個叫做保單周年的review，因為有的時候可能我們不見得知道客戶他的狀況，但是一年我就約定跟你見一次面，像七夕一樣每一年見一次，這個也是一種方式，都是一種藉口跟契機，萬一再沒有呢?
來賓許嘉泰：還有一個老梗可以用，就是說再忙也要陪你吃吃中飯，這是一個老梗嘛!但是客戶這樣講你都這樣講客戶如果比較熟的朋友，他可能就好吧!那我就來吃飯吧!那至少你的活動量部分你就可以累積到一個程度；那我們接下來要提到的就是說我們過去我們在從事這個壽險工作的時候，公司都會發給我們一些paper，那有些叫做成功日誌，那有些可能有其他的名稱，這些名稱主要就是說，簡單來講它的用途就是去紀錄你這個禮拜你要拜訪的這個客戶，我們講這個部份就是活動量的管理
來賓許嘉泰：可是過去常常會發生，或是以前我們常常在發生一個狀況是我在這個禮拜有填的洋洋灑灑15訪、20訪，填的很開心，但是你就會發覺說可能，你老闆就會覺得說怎麼你今天不是有三個約嗎?怎麼你還在這裡，你就說沒有我被放鴿子了，那有些時候就會變成說你如果用紙本的話，有的時候你在填這個過程到後面那個紙其實
主持人：爛了
來賓許嘉泰：真的爛掉，然後到後面已經
主持人：已經蓋了好幾層
來賓許嘉泰：對，客戶原本跟你講說他改5點，然後5點的時候說我改明天，你可能一個客戶就畫來畫去，其實到後面你都不清楚你到底去拜訪那個客戶，會有這個問題
主持人：是，這樣很痛苦耶!
來賓Ricky：那我們到底應該怎麼做呢?有什麼工具可以幫助我們
來賓許嘉泰：是，Ricky提的很好，就是今天我們要跟各位介紹的就是用Google，Google其實現在大部分的人，最常用的應該是
主持人：搜尋
來賓許嘉泰：沒錯，對，反正我不知道什麼事情我就搜尋
主持人：搜尋
來賓許嘉泰：對，那再來可能就是gmail
主持人：是啊!因為我就是用gmail
來賓許嘉泰：沒錯，然後還有很多人是用所謂的日曆的部分
主持人：我也有用到
來賓Ricky：這也是很好用的功能
來賓許嘉泰：沒錯，Google它的日曆它的一個好處是什麼?第一個就是說它有一個提醒的功能，它的提醒有好幾種方式，包含是像這個所謂的一個它可以透過免費的簡訊來提醒你，比方說今天我要來錄音，錄音的部份我就會在我的行事曆上面去做一個記錄，然後它就會透過mail或者是彈跳視窗還是簡訊的方式來提醒我
主持人：很好用的是它有分比如說前10分鐘或者是前30分，或者是比如說一周前、一天前等等，就是說你可以設定到底什麼時候提醒你，所以我覺得還蠻方便
來賓許嘉泰：沒錯，因為我們可能每個人不是像大明星一樣，隨身都有小跟班跟著嘛!或者說像大老闆，它會隨時提醒你，我覺得簡訊很好用的原因是因為有的時候可能沒有網路，可能有的地方是捷運有的時候雍塞，你如果要透過你的網路去看你的行事曆的時候，可能會遇到看不到的問題
主持人：是
來賓許嘉泰：那你簡訊的話，它只要
主持人：它會彈跳出來啊!
來賓許嘉泰：對，它會直接就像你一般人家發簡訊給你一樣，至少它的這個3G的品質或者4G這個通話的部分，它會大於說我們直接上網的速度，還有就是說收訊的品質也會比較好
主持人：是
來賓許嘉泰：除了這個之外呢，還有很多的這些壽險人員，他自己不是只有單純在做銷售保險的工作，他也有做所謂的管理職，也就是我們講的帶團隊、帶組織，那這個部份呢對他來講也是一個很好的方式，因為我們可以透過這個所謂的Google去做所謂的團隊的行事曆，一種是說我看我這個team所有的團隊，我們共用一個行事曆，另外一種就是說比方說Ricky是我的下屬，那我現在我想要了解他的活動量，就請他把他的這個日曆分享給我，那我可以看得到他的行事曆
主持人：這個很重要，比如說我在廣告公司，我現在我們一起搶到一個專案，可是呢比如說你負責活動的、你負責文稿的、我負責攝影的，對不起我們要同步把這件專案做好耶!可是呢你耽誤了，糟糕，你怎麼辦呢?
來賓許嘉泰：對
主持人：整個就不知道說你現在做到哪裡，不這麼做的話, 我就做不了事耶!
來賓許嘉泰：真的，那我們這個叫做說如果比較專有的名詞我們叫做協同工作、協同作業，那這個如果你再擴展的話，其實它也可以在線上，它有所謂Google的Document(文件)它可以去做編輯的動作，那當然今天時間的關係可能沒辦法講到這麼多，但是至少說這個部份它也是可以做得到，那我們剛剛有提到就是說既然它這麼好用，到底我們要怎麼樣來用呢?我會來先用所謂的壽險顧問的行事曆的範例來跟大家做一個分享，過程之中我會先跟大家介紹一個觀念，因為我自己本身是PMP，我用專案管理的一個五大流程來跟各位做一個分享
主持人：好
來賓許嘉泰：專案管理的五大流程，基本上它分為第一個叫起始，第二個叫規畫，第三個叫執行，第四個叫監控，第五個叫結案，那我舉如果是一個專案來講的話，起始就是說今天可能是老闆指派給我們說leo你可能要去做一件事情，你可能要做一個專案，可能是一個說明會，那他就會告訴你一些相關的細節，然後他就說那你來follow，嘉泰你來follow這件事情，那我就會去做規劃的動作，我會把這個proposal的部份做出來，企劃書的部份做出來，做出來之後第三個就是執行，我會開始做，開始執行的時候過程之中我要去做monitor，就是我要監控我要確保這個說明會是順利，而且是如期可以完成，至少搞不好我還要去掌控來的人員的名單等等的
主持人：是
來賓許嘉泰：假設都非常順利的時候，我最後會把這個說明會結束之後呢，我要給老闆一個proposal告訴他說目前我們這一次的說明會有多少人進來，獲得到多少的業績，或者獲得多少的名單，這個是在用專案管理來說專案的部分；如果說我們套用在壽險的銷售人員的話呢，他也會有一個叫做銷售流程的部分，從我們開始拜訪到成交，它會有完整的銷售流程，那如果各位每一次都把這個銷售流程記進來的話，至少你一個客戶有可能有3~5個工作量，3~5個活動量，會增加你3~5個工作量
來賓許嘉泰：那我們怎麼去套呢?比方說我們剛剛講說專案管理第一個部份是起始，起始就有點像是我們的Opportunity，簡單來講就是說有一個機會進來了，有客戶有意願或者是說我們打電話，比方說我打給Ricky說Ricky我現在在壽險公司上班，想要跟你聊聊這個需求你方不方便?那Ricky說OK!那我就會去約，約他出來之後第二個我會做規畫，規畫我就可能跟他聊所謂的一個這個他的，我們講說如果就我們過去的專業術語叫做需求分析，就有點像是做，因為我們都是做顧問諮詢，很多的時候都會去了解客戶的需求，你現在是想要保哪方面的規畫，或者是說你可能想要保壽險、想要保醫療，或者你想要存錢
主持人：意外
來賓許嘉泰：對，年金等等的這些東西，先了解，那了解之後我們回去之後會去執行，會出一份proposal的部分，就是我們講的建議書，後續我們就會把這個資料給Ricky，Ricky看完之後他可能會說好我再想想看、我再考慮，在這個過程之中我們要monitor給他，因為有可能Ricky會把這個我們的建議書拿去給別家壽險公司
來賓Ricky：對，這種客戶最討厭了
主持人：沒有啦!這是仔細
來賓許嘉泰：是啦!但是通常這種客戶才會買
主持人：表示他有認真在看
來賓許嘉泰：對，他有認真，真的你講的是不是對的，或者是有沒有更好的
來賓Ricky：對，這樣的想法, 這才是正確的!
主持人：嫌貨人才是買貨人
來賓許嘉泰：是，所以當你遇到，你不要當他是奧客，他有時候真的有需求，因為保險一買下去都是一輩子
主持人：20
來賓許嘉泰：20年啊!
主持人：對啦!
來賓許嘉泰：除非你說你是短期的
主持人：繳20年
來賓許嘉泰：這種保險，這種儲蓄型的，不然其實都是一輩子，甚至有些可能是終身，終身都要做一個固定的醫療的一些投保，它是可能繳到你離開，可能到80歲，現在有的叫定期的，所以這個東西慎重是很應該的，最後的話可能我們的案子Ricky看了我們的這個proposal很滿意，後續我們就會跟他做一個簽約的動作，他就會簽我們的要保書，後續我會遞送保單給他，但是這個過程還要做一個監控，為什麼?大家知道那個保單拿到之後幾天內我們要，還有一個考慮期嗎?
主持人：7天是不是
來賓Ricky：10天
主持人：10天喔!為什麼那麼長
來賓許嘉泰：沒錯，Ricky說的沒錯，所以就是有10天的時間嘛!所以你也不要高興得太早，就是
主持人：隨時會有變卦
來賓許嘉泰：對，他隨時可以跟你講說我老婆說再考慮看看，不好意思，那麻煩你退回去，所以這樣子就是一個完整的銷售流程，如果說假設我們剛剛講的這麼多，那我們怎麼用在我們Google日曆上呢?我這邊有舉了一個範例
主持人：好，我們聽眾你就先聽聽看
來賓許嘉泰：對，先聽聽看
主持人：然後如果你有用Google的話，你可以自己玩玩看
來賓許嘉泰：沒錯
來賓Ricky：其實這個不完全是保險從業人員會需要，只要是任何從事業務的他其實都會需要，特別是他需要對人或是對個人，它不是企業對企業，比如說他銷售的商品、銷售的服務是對個人，其實他都需要，因為他這些人脈的這些行程的記錄、規畫這些都是很重要
主持人：所以其實你在做直銷這個也很適用啊!
來賓許嘉泰：沒錯
來賓Ricky：也是
來賓許嘉泰：直銷也會有所謂的call客，他也是要做第一次，然後在call完之後，他的流程就是會帶你去說明會
主持人：或者是之後有什麼後續服務，其實這個都需要
來賓許嘉泰：然後上課嘛!會告訴你說你要上多少的課程，上完之後才會問你說你要不要加入會員，你要成為經銷商，他的流程大概會是這樣，其實都一樣，我覺得各行各業其實他都會需要這個所謂的一個管理，管理他自己的活動量或是管理他整個的專案，我們來提一下就是說，如果說今天我是一個壽險顧問的話，我要做，如果我要希望透過Google日曆來做一個我們銷售顧問的行事曆要怎麼做呢?基本上各位如果登入Google，選擇日曆的話你會進到你的一個平台，平台的最左邊它會有一個叫做建立，就是說我可以去選擇我要建立我的日曆的部分、活動的部分，在最低下呢，在下面會有一個叫我的日曆，我的日曆呢，你點進去它會有個叫建立新日曆，裡面的話就可以建立你額外的一些日曆
主持人：像比如說我會把工作跟家人分開
來賓許嘉泰：沒錯
主持人：因為工作很可能我可能還可以設定給別人看，但是家人我也設定給我所有的親人看，那他就不需要看到我工作的部分
來賓許嘉泰：沒錯
主持人：才不會那麼複雜
來賓許嘉泰：對，這就是公私分明，這樣其實我們的生活也比較有品質，我們剛剛有提到，就是說我們要建所謂的一個新日曆的部分，我會建議各位呢，你可以做所謂的，如果用專案管理來做的話，你可以做起始、規畫、執行、監控、結案這五個，那這五個新的這個所謂的行事曆的日曆的部分，你用不同的顏色來標明，好處是說當你做完這個動作之後，你後續的話比方說我在12月4日我要去拜訪Ricky的部分我會做需求分析，它如果是屬於起始的部分我就選擇紅色的，假設它是紅色的mark，它除了會提醒我之外，我也可以知道我的銷售階段是在第一的部分，maybe說可能再隔一個禮拜，我proposal寫好了，我打好了我會再送給Ricky，然後再去跟他提，那這個部份可能就屬於執行的部分
主持人：就換一個顏色
來賓許嘉泰：沒錯，它的顏色可能是綠色的，後續可能到了最後非常順利的我們成交了，那可能最後我們來遞送保單，maybe我的顏色可能是灰色的，或者說代表這個專案已經結束了嘛!那我們可以把它設成結案，這個好處是說當你有很多的客戶在跑的時候，或者是說你要跟你的老闆報告的時候，你可以知道，他會問你說這個月會有幾張單可能會進來的機會，你比較會一目了然
主持人：先看灰色的
來賓許嘉泰：對，或者是說其實我這個客戶都蠻有機會的，我proposal都已經出去了，然後他都在考慮喔!他可能兩個禮拜之後就可以回覆我，而且還有一個好處是說我可以去設定我下一次跟他見面的時間點，我都已經設好了，所以你的活動量並不是每個禮拜一才開始想我這禮拜開始狂打電話說我這禮拜要拜訪誰，因為不見得，大家禮拜一特別都很忙嘛!你禮拜五call也不見得，因為大家可能休假，他會說過了假日再說，那如果我們提早先約好，一方面我們可以提醒我們自己，另外一方面我們也可以提早可以打電話再跟客戶確認說我們上禮拜有約了一個時間，禮拜三那你方不方便，所以這個部份是很好用的
主持人：是，我自己是這樣，因為可能一次都要敲很多通告，那我當然不然敲重複，比如說11點結果來兩個，你要叫我怎麼辦，所以這個對我而言是設定、提醒，或者是說設定是誰對我而言其實是很方便，其實我覺得所有的，我們剛剛講其實大家可以好好來利用，就不用就是全部都要用紙本，紙本有人覺得還是需要，是怕萬一電腦當了，可是其實還有另外一套方法對不對?
來賓許嘉泰：沒錯，而且應該是說有的時候當然是公司規定啦!我像以前我們在做，我們知道也是公司規定，因為上面的老闆他可能要看，變成說我們會建議你可以並進，就是說該交給公司的我還是交，但是我有一個東西是隨身攜帶的，不然像以前的話你隨身要帶著你的活動量，那其實你有的時候那個紙都會折來折去啊!那甚至今天要請你回顧你一個月的活動量，通常我們一個月以前的活動量我們不會帶出來，你不可能帶一本出來，你可能會帶你可能這一周或者是下一周你行事曆空白的出來填寫，但是Google的話我只要輕輕一按，我要看上個月的我要看去年的我都在
主持人：是，都可以知道，然後再來就是說你剛剛不是講可能是一個整組嘛!那我們可以互相看嘛!對不對?
來賓許嘉泰：對
主持人：比如說老闆要看他也看得到
來賓許嘉泰：沒錯
來賓Ricky：我這邊再補充一下，那因為剛剛嘉泰分享的的是很順利的銷售階段，但是其實我們發現很多從業人員他會遇到很多挫折，就不是這樣，大部份的人都是現在暫時不需要嘛!我建議各位，既然剛剛已經分享到說用不同的專案不同的階段來標示，各位可以再加一個比如說叫關懷，假設我們剛剛走的不管任何一個階段碰到的使用者他現在沒有這麼強烈的需求，那我們下一次需不需要繼續關心他?
主持人：當然要啦!才有機會
來賓Ricky：需要，那可是什麼時候?如果我們過往的資料就是憑我們的記憶力嘛!各位其實可以把這個也放入，比如說假設我們這些都走完了，比如說他買了保單是短期內沒有需求，其實各位也可以把他放到一個比如說關懷的日曆，那可以放多久?兩個月、三個月都可以啊!
主持人：或者說你說關懷那個東西是這樣子，比如說我現在臨時被can掉了，鴿王是我
來賓Ricky：鴿王鴿后，有時候至少你要
主持人：就把關懷去走一走吧!
來賓Ricky：找一個地方去把他放，假設我們今天只是很單純的安排這個行事，你就把他，沒關係他現在沒有需求你就把他放到兩個月、三個月，都沒有關係
主持人：是
來賓Ricky：至少不會說我這三個月很熱絡，結果最後三年都不見到你，其實你的信任感或者是這個，等到你需要的時候或者他有需要的時候他找不到你，他也跟你有那個陌生感出來了，所以說各位其實可以把你今天所有認識的朋友或是客戶，其實你可以把他放到一個譬如說關懷的部分，也不需要像剛剛講一天12訪，其實你可以中間的空檔你可以用這個打電話的方式，至少這個溫度、近況可以聯繫住，當真的有需要的時候我們就可以直接去拜訪，這樣子就是一方面是電話聯繫、一方面是拜訪，其實你可以交叉運用，而且打電話沒有規定你一定要在辦公室打
主持人：對啊!
來賓Ricky：其實你坐車都可以做啊!
主持人：是
來賓許嘉泰：沒錯
來賓Ricky：這個時候你的行事曆找出來，我這個時間坐車要一個小時，我就直接把關懷熱線一打開
來賓許嘉泰：沒錯
來賓Ricky：這周我需要打30個、50個，我就拿起來就打電話了，說不定有幾個恭喜你交到女朋友了，下個禮拜就要生了，有時候有一些關懷或是有一些需求，這些客戶的近況你就可以掌握到，而且是很自然的就可以把這些需求都掌握到
主持人：是，我們先休息一下
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